Unntak fra innsynsretten
Selv om utgangspunktet er en åpen og gjennomsiktig forvaltning, er det ikke alltid det skal gis innsyn. I en del tilfeller er forvaltningen forpliktet til ikke å gi innsyn. Dette gjelder eksempelvis der noen er underlagt lovbestemt taushetsplikt. I noen tilfeller kan forvaltningen unnta fra innsyn. Der forvaltningen kan, og ikke skal, gjøre unntak fra innsyn, skal organet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Det skal gjøres en såkalt merinnsynsvurdering. Nedenfor gjennomgås noen av unntaksreglene som er relevante for lokal og regional gravplassmyndighet.
Oversikt
Det et to typer skiller det er viktig å være oppmerksomme på når det gjelder unntak fra innsynsretten. For det første må gravplassmyndigheten skille mellom når en skal unnta noe fra innsyn, og når en kan unnta noe fra innsyn. For det andre må gravplassmyndigheten skille mellom unntaksregler som gjelder opplysninger og unntaksregler som gjelder dokument. Disse skillene kan det være greit å ha i bakhodet når en vurderer unntak fra innsynsretten.
Her omtales ikke alle unntak fra offentlighet, men de som anses særlig relevante for saker om anlegg, drift og forvaltning av gravplasser trekkes frem. Unntak som er særlig relevante for saker om ansettelse, oppsigelse eller andre personalsaker er da ikke omfattet. Det gjøres oppmerksom på at det også finnes unntak fra hovedregelen om offentlighet i offentlighetsforskriften.
Opplysninger som er underlagt taushetsplikt (offentlighetsloven § 13)
Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, er unntatt fra innsyn. Dette vil typisk gjelde taushetsplikt om opplysning som er omfattet av forvaltningsloven § 13 (som omtales i denne gravplassveilederen).
Det kan gjelde begrensninger i taushetsplikten etter forvaltningsloven.
Gjelder innsynskravet et dokument som inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, og denne plikten faller bort dersom den som har krav på taushet samtykker, skal innsynskravet sammen med en eventuell begrunnelse på oppfordring legges frem for vedkommende med en høvelig frist til å svare. Svarer vedkommende ikke, skal dette regnes som nekting av samtykke.
Den praktiske måten å overholde taushetsplikten på er ved å sladde opplysningene fra dokumentet.
Organinterne dokumenter (offentlighetsloven § 14)
Et organ kan gjøre unntak fra innsyn for dokumenter som organet har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse. Dette gjelder ikke i alle tilfeller. Blant annet gjelder det ikke dokument eller del av dokument som inneholder den endelige avgjørelsen til organet i en sak. Unntaket for organinterne dokumenter gjelder blant annet heller ikke generelle retningslinjer for saksbehandlingen til organet.
Deler av dokumenter som inneholder råd om og vurderinger av hvordan et organ bør stille seg i en sak (offentlighetsloven § 15 andre avsnitt)1
Det kan gjøres unntak fra innsyn fra deler av dokumenter som inneholder råd om og vurderinger av hvordan et organ bør stille seg i en sak, og som organet har innhentet til bruk for den interne saksforberedelsen sin, når det er påkrevet av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentlige sine interesser i saken. Denne regelen gjelder både der man innhenter råd fra andre offentlige organer og fra private, f. eks. et rådgivingsselskap.
Det kan også gjøres slik delvis innsyn i dokumenter som dreier seg om innhenting av dokumenter på samme vilkår som nevnt i forrige avsnitt. Delvis unntak kan også gjøres i innkallinger til og referat fra møte mellom et organ og noen som gir råd eller vurderinger på samme vilkår som nevnt i forrige avsnitt.
Paragraf 15 gjelder ikke for dokumenter som blir innhentet som ledd i allmenn høring i en sak.
Unntak fra rettsaksdokument (offentlighetsloven § 18)
Det kan gjøres unntak fra innsyn for dokument som et organ har utarbeidet eller mottatt som part i en rettsak for norsk domstol.
Unntak av hensyn til den offentlige sin forhandlingsposisjon m.m. (offentlighetsloven § 23)
I § 23 er det oppstilt en rekke unntak. Ett er at det kan gjøres unntak for opplysninger når det er påkrevet av hensyn til ei forsvarlig gjennomføring av økonomiforvaltningen til forvaltningsorganet for å verne de de privatøkonomiske interessene til forvaltningsorganet i forhandlingssituasjoner.2 Ett annet relevant unntak for gravplassmyndigheten i deres arbeid med anlegg, drift og forvaltning av gravplasser er nok regelen om at det kan gjøres unntak fra innsyn for tilbud og protokoll etter regelverk som er gitt i medhold av anskaffelsesloven, til valget av leverandør er gjort, ref. tredje avsnitt i bestemmelsen.
Unntak fra dokument om lovbrudd (offentlighetsloven § 24 andre avsnitt)
Det kan gjøres unntak fra innsyn for melding, tips eller liknende dokument om lovbrudd fra private. Andre dokument om lovbrudd, blant annet melding og tips fra offentlige organer, kan det gjøres unntak fra innsyn for inntil saken er avgjort.
Unntak fra opplysninger som kan lette gjennomføringen av straffbare handlinger m.m. (offentlighetsloven § 24 tredje avsnitt)
Det kan gjøres unntak fra innsyn for opplysninger når unntak er påkrevet fordi innsyn ville lette gjennomføringen av straffbare handlinger, jf. offentligloven § 24 siste avsnitt første setning. Det kan være aktuelt for gravplassmyndigheten å gjøre unntak fra innsyn om opplysninger om brannsikring av kirker. Bakgrunnen er vel særlig symbolverdien som kirker har som kan gjøre dem mer utsatt enn andre bygninger.
Det kan gjøres unntak fra innsyn for opplysninger der unntak er påkrevet fordi innsyn ville utsette enkeltpersoner for fare.
Unntak for fødselsnummer m.m. (offentlighetsloven § 26 femte avsnitt)
Det kan gjøres unntak fra innsyn for fødselsnummer og nummer med tilsvarende funksjon. Justisdepartementet ga ut tillegg til veileder til offentlighetsloven i 2018, og siste del omhandler unntak for fødselsnummer m.m. Plikten til å vurdere merinnsyn etter § 11 gjelder på vanlig måte, men hensynet bak unntaket, som faren for identitetstyveri og annet misbruk av fødselsnummer, tilsier at det ofte ikke vil være aktuelt med merinnsyn her.
Unntak som følge av personvernforordningen artikkel 15 (offentlighetsloven § 26 sjette avsnitt)
Det kan gjøres unntak fra innsyn for sammenstillinger av og oversikter over personopplysninger som blir utarbeidet som en direkte følge av innsynskrav etter personvernforordningen artikkel 15.
Teksten er oppdatert per 21. desember 2021, omtale av offentlighetsloven § 23 er oppdatert 22. desember 2022.
1 Offentlighetsloven § 15 første avsnitt er ikke relevant for dokumenter statsforvalteren innhenter fra kommunen, ref. Bernt, Jan Fridtjof (2014) "Kommentar til offentlighetsloven" i Norsk lovkommentar, Gyldendal Rettsdata note 196 [lest: 29.01.2019]. Paragraf § 15 første avsnitt er derimot relevant for dokumenter departementet innhenter fra underordnet organ. I den forbindelse, se også § 15 tredje avsnitt.
2 Første avsnitt i bestemmelsen sammenholdt med Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 144 (lovforarbeider).